Indien u aan veel respondenten een open vraag stelt (of een toelichting vraagt bij een meerkeuzevraag), dan kan het maken van een samenvatting van de antwoorden wat lastig zijn. QuestionTool kan u hierbij op meerdere manieren helpen. We gaan voor het voorbeeld even uit van onderstaande antwoorden op de open vraag 'heeft u nog suggesties voor verbetering?':
U kunt per vraag een aantal sleutelwoorden definiëren. Het systeem telt het aantal keer dat zo'n sleutelwoord voorkomt in de antwoorden en toont het overzicht hiervan. (Indien een sleutelwoord meerdere keren voorkomt in één antwoord, wordt het toch slecht éénmaal geteld.) In de antwoorden worden de sleutelwoorden vet aangegeven. Ook kunt u een aantal sleutelwoorden groeperen, bijvoorbeeld voor het gebruik van synoniemen. De rapportage kan er dan zo uitzien:
Verderop zullen we deze stap nog gaan verfijnen.
Een aantal antwoorden heeft dezelfde strekking: in dit geval 'nee'. In het systeem kunnen we deze antwoorden selecteren, en in één keer vervangen door de antwoordtekst 'nee'. In combinatie met de volgende stap, levert dit al een rustiger rapport op. Alle vervangingen worden geregistreerd en kunnen als overzicht getoond worden voor een eventuele verantwoording van de wijzigingen.
De rapportage ziet er dan zo uit:
Dit is een verfijning voor stap 1. Indien een antwoord inhoudelijk op een sleutelwoord betrekking heeft, maar het sleutelwoord (of een synoniem) is zelf niet genoemd in het antwoord, kan het antwoord iets aangepast worden door het toevoegen van het sleutelwoord. In dit voorbeeld: 'gebouw' en 'management'. Ook deze wijzigingen worden geregistreerd voor een eventuele verantwoording.
De lijst met antwoorden is ingekort, en het overzicht van sleutelwoorden is een samenvatting van alle antwoorden.
Deze mogelijkheid van samenvatten is niet alleen mogelijk bij open vragen, maar ook bij gesloten vragen waarbij een toelichting gegeven kan worden.